Gastos que un autónomo puede desgravar (y los que no)

Una de las dudas más frecuentes entre autónomos es: "¿esto me lo puedo desgravar?". La respuesta casi siempre depende de la misma regla. Si la entiendes, te ahorrarás disgustos con Hacienda y dejarás de pagar de más.

La regla de oro

Para que un gasto sea deducible, debe cumplir tres condiciones a la vez:

1. Estar vinculado a tu actividad (que sea necesario para tu trabajo, no personal).
2. Estar justificado con una factura completa a tu nombre y NIF (no vale un ticket suelto).
3. Estar registrado en tus libros de gastos.

Si falla una de las tres, ese gasto es terreno resbaladizo. Con esto en mente, vamos a los casos concretos.

Un gasto, dos impuestos

«Desgravar» mezcla dos cosas. El IVA de la factura lo restas del que cobras a tus clientes en la declaración trimestral. Y el importe sin IVA reduce tu beneficio y, con él, el IRPF que pagas.

Imagina que compras un programa por 100 € más 21 € de IVA. Los 21 € los recuperas en el trimestre. Los 100 € bajan tu beneficio: si tu IRPF ronda el 20%, pagas 20 € menos. El programa te ha costado en realidad 80 €, no 121. Deducir no significa que salga gratis, sino más barato. (Si tu actividad está exenta de IVA no puedes recuperarlo, pero ese IVA cuenta como más gasto en el IRPF.)

Gastos que normalmente sí desgravan

• La cuota de autónomos (RETA): uno de los gastos deducibles más claros.
• Material y suministros de tu actividad: herramientas, material de oficina, software, etc.
• Formación relacionada con tu trabajo: cursos, libros técnicos, colegiación.
• Servicios profesionales: tu gestoría, un abogado, un diseñador que contrates.
• Seguros vinculados a la actividad (responsabilidad civil, etc.).
• Teléfono e internet en la parte usada para trabajar.
• Alquiler del local, del despacho o del coworking, con sus suministros.
• Publicidad y presencia online: anuncios, dominio, alojamiento de la web.
• Tu seguro médico privado: hasta 500 € al año por persona (tú, tu cónyuge y los hijos menores de 25 años que vivan contigo), o 1.500 € si esa persona tiene discapacidad.
• Gastos financieros: comisiones de la cuenta del negocio e intereses de préstamos pedidos para la actividad.

Los que dependen (y hay que hacer bien)

Aquí es donde más errores se cometen:

Suministros de casa si trabajas desde el hogar

Si trabajas en tu vivienda, puedes deducir una parte de la luz, el agua, el gas o internet. No es el total: se calcula sobre el porcentaje de la casa afecto a la actividad (es decir, destinado a ella), y con unos criterios concretos. Por eso conviene hacerlo bien y no "a ojo". Tienes el cálculo paso a paso en qué gastos deducir si trabajas desde casa.

El coche y la gasolina

Es el clásico que más problemas da. Salvo en algunas actividades concretas (transporte, comerciales…), Hacienda suele exigir que el vehículo esté afecto exclusivamente a la actividad para deducir el gasto, lo cual es difícil de probar si también lo usas a nivel personal. En el IVA la regla es algo más flexible: lo contamos en el coche del autónomo.

Comidas y dietas

Pueden deducirse, pero con requisitos estrictos: que sea en días laborables, pago electrónico, dentro de unos límites y vinculadas a la actividad. Una comida con un cliente bien justificada, sí; comer cada día, no. Los requisitos y el límite diario, en las comidas del autónomo.

Regalos y atenciones a clientes

Invitar a comer a un cliente o tener un detalle en Navidad es deducible en el IRPF con un tope: el 1% de lo que factures en el año. El IVA de esas atenciones, en cambio, no se puede deducir.

Ordenador, muebles y otras compras que duran años

Lo que vas a usar varios años (un ordenador, una cámara, el mobiliario) es una inversión, no un gasto corriente. El IVA lo deduces de una vez, pero en el IRPF el coste se reparte en varios ejercicios mediante la amortización, siguiendo unas tablas oficiales. Restarlo entero el primer año es un error frecuente, salvo en compras de poco importe, que tienen reglas más flexibles.

Los que casi nunca desgravan

• Gastos puramente personales o de tu familia.
• Ropa que no sea específica de trabajo (un uniforme sí, un traje normal no).
• Multas y sanciones.
• El propio IRPF y los recargos por presentar o pagar tarde.

El extra que no necesita factura

Si tributas en estimación directa simplificada (lo habitual), al calcular tu IRPF se resta además un pequeño porcentaje de tu rendimiento por «gastos de difícil justificación», con un tope anual. En módulos, en cambio, nada de este artículo funciona igual: el rendimiento sale de unos índices, no de restar tus gastos reales.

En qué se fija Hacienda

• Facturas a nombre de otra persona, o sin tu NIF.
• Gasolina, restaurantes u hoteles en fines de semana, festivos o vacaciones.
• Gastos desproporcionados para lo que facturas, o que no encajan con tu actividad.
• Gastos de uso mixto deducidos al 100%: el móvil, el coche, el internet de casa.

Guarda las facturas y los justificantes de pago, en papel o en digital, al menos cuatro años: es el plazo general que tiene Hacienda para revisar cada declaración.

Desgravar de más es tan peligroso como desgravar de menos: lo primero puede acabar en un requerimiento de Hacienda; lo segundo, en pagar impuestos que no tocaban.

La buena noticia es que, con un buen registro desde el principio, no tienes que pensar en esto cada trimestre: se vuelve automático. Lo importante es guardar las facturas correctas y clasificarlas bien.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir un gasto con un ticket?

Con un ticket normal, sin tus datos, no cuentes con ello: el IVA no lo vas a poder deducir y el gasto es fácil de tumbar. Pide en el momento una factura, o una factura simplificada que lleve tu NIF, tu domicilio y el IVA desglosado.

¿Puedo deducir el móvil si también lo uso para lo personal?

Es de los gastos que más se discuten: con una sola línea para todo es difícil defender qué parte es de trabajo. Lo más limpio es una línea y un terminal solo para la actividad.

¿Qué pasa si deduzco un gasto que no tocaba?

Si Hacienda lo revisa y no acepta el gasto, pagarás la diferencia con intereses, y puede haber sanción. Por eso los gastos dudosos conviene revisarlos antes, no después.

⚠️ Este artículo es información general. Los requisitos, porcentajes y límites cambian y dependen de tu actividad concreta. Antes de deducir un gasto dudoso, conviene revisarlo en tu caso.

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