Cómo hacer una factura paso a paso (y qué datos lleva)

Hacer una factura no tiene misterio, pero hay unos datos obligatorios que no pueden faltar para que sea válida. Aquí tienes cómo hacer una factura correctamente, sin complicarte.

Datos que debe llevar toda factura

• Número de factura (correlativo, sin saltarte números).
• Fecha de emisión.
• Tus datos: nombre, NIF y dirección.
• Datos del cliente: nombre o empresa, NIF y dirección.
• Descripción de lo que vendes o del servicio prestado.
• Base imponible (el importe sin impuestos).
• IVA que corresponda (y, si aplica, la retención de IRPF).
• Total a pagar.

Tres detalles que suelen faltar. El tipo de IVA tiene que aparecer junto a la cuota: no basta con el importe. Si hiciste el trabajo en una fecha distinta a la de la factura, hay que indicar las dos. Y si la operación va sin IVA, la factura debe decir por qué (por ejemplo, «operación exenta» o «inversión del sujeto pasivo»).

No es obligatorio firmarla ni sellarla, ni indicar la forma de pago, aunque poner el número de cuenta y la fecha de vencimiento ayuda a cobrar antes.

Un ejemplo con números

Imagina que facturas un trabajo de 800 € a una empresa española, y que tu actividad lleva IVA del 21% y retención del 15%:

• Base imponible: 800 €
• IVA (21%): + 168 €
• Retención de IRPF (15%): − 120 €
• Total a cobrar: 848 €

Si ese mismo trabajo fuera para un particular no habría retención, y el total sería de 968 €.

La numeración: el fallo más común

Las facturas van numeradas de forma correlativa, sin huecos ni números repetidos. Puedes usar series (por ejemplo, una para un tipo de cliente y otra para otro), pero dentro de cada serie el orden tiene que ser limpio.

Las fechas tienen que acompañar a los números: la factura 15 no puede llevar una fecha anterior a la 14. Lo habitual es empezar una numeración nueva cada año e incluir el año en el número (2026-001, 2026-002…).

Si una factura sale mal, no se borra ni se reutiliza su número. Se corrige con una factura rectificativa, que lleva una serie propia e indica qué factura corrige y por qué.

IVA y retenciones

La mayoría de actividades aplican IVA. Algunas, además, llevan una retención de IRPF cuando facturas a empresas u otros autónomos. Qué te toca depende de tu actividad, así que conviene confirmarlo para no equivocarte.

Los tipos de IVA son tres: el general del 21%, el reducido del 10% y el superreducido del 4%. La retención, cuando toca, se calcula sobre la base imponible (no sobre el total con IVA) y es del 15% con carácter general, o del 7% en los primeros años de actividad. Los detalles, en cómo funcionan las retenciones. A un particular nunca se le pone retención.

Cuándo hay que emitirla

La factura se emite al hacer la operación. Si tu cliente es una empresa u otro autónomo tienes algo más de margen: hasta antes del día 16 del mes siguiente. Dejarla para «cuando me paguen» es un error, porque la obligación de facturar y de declarar el IVA no espera al cobro.

Un presupuesto o una factura proforma no la sustituyen: no tienen validez fiscal.

Factura simplificada: cuándo vale un ticket

Para importes pequeños existe la factura simplificada, el ticket de toda la vida, que lleva menos datos. En general puede usarse hasta 400 € (IVA incluido), y hasta 3.000 € en algunos sectores, como el comercio al por menor, la hostelería o el transporte de personas. Ojo cuando el que compra eres tú: un ticket sin tus datos no te sirve para deducir el IVA, así que pide factura completa.

Guárdalo todo

Tienes que conservar tanto las facturas que emites como las que recibes. Son la base de tus impuestos y lo primero que pide Hacienda si te hace una comprobación.

¿Cuánto tiempo? A efectos fiscales, al menos cuatro años desde que acaba el plazo de presentar el impuesto correspondiente. La normativa mercantil pide seis, así que guardar seis es lo prudente. Las que emites o recibes en PDF puedes conservarlas en PDF, con copia de seguridad. Las que te dan en papel, guárdalas en papel: una foto con el móvil no sustituye al original.

Errores que vemos a menudo

• Poner solo el total «IVA incluido», sin desglosar base, tipo y cuota.
• Modificar una factura ya enviada en lugar de rectificarla.
• Aplicar retención a un particular, u olvidarla con una empresa.
• Escribir mal el nombre o el NIF del cliente: para él, esa factura puede no ser deducible.

Una factura mal hecha puede dar problemas tanto a ti como a tu cliente. Mejor dedicarle un minuto a que esté bien que tener que rehacerla después.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer mis facturas en Word o Excel?

Una factura hecha en Word o Excel es válida si lleva todos los datos obligatorios y respeta la numeración. Lo que está cambiando son las exigencias para los programas de facturación: la normativa conocida como Verifactu y la futura factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos imponen requisitos técnicos, con un calendario que se ha ido aplazando. Antes de elegir herramienta, confirma qué te aplica y desde cuándo: las fechas, al día, en Verifactu y factura electrónica.

¿Tengo que hacer factura si el cliente es un particular y no me la pide?

En general, sí: la obligación de documentar la venta no depende de que te la pidan. Lo que cambia es que, para importes pequeños, puede bastar una factura simplificada. Hay excepciones en algunas actividades, como el comercio en recargo de equivalencia.

¿Cómo facturo a un cliente de otro país?

Depende de si es empresa o particular y de si está dentro o fuera de la Unión Europea. El caso más habitual, un servicio a una empresa de otro país de la UE, va sin IVA español, con la mención «inversión del sujeto pasivo» y sin retención. Lo vemos paso a paso en la guía para freelance con clientes de fuera.

¿Puedo emitir una factura sin ser autónomo?

Para facturar hay que estar dado de alta en Hacienda; el alta en la Seguridad Social tiene más matices. Lo explicamos en ¿puedo facturar sin ser autónomo?

⚠️ Información general. Los datos obligatorios, los tipos de IVA y las retenciones dependen de tu actividad y de la normativa vigente. Ante la duda, conviene revisar tu caso.

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