Contratar a tu primer empleado: lo que cuesta de verdad y el papeleo que llega

Contratar al primer empleado es la mejor señal de que el negocio funciona — y el mayor salto administrativo que darás como autónomo. Ni te asustes ni lo hagas a ciegas: esto es lo que implica, con números.

El coste real: el sueldo no es el coste

La regla rápida: al salario bruto pactado súmale en torno a un 30-33% de Seguridad Social a cargo de la empresa. Un sueldo de 1.400 € brutos te cuesta unos 1.850 €/mes reales — más pagas extra según convenio (o prorrateadas). Presupuesta con el coste total, no con el bruto, y recuerda que todo ello es gasto deducible de tu actividad.

Ese porcentaje no es un impuesto único, sino la suma de varias cotizaciones: contingencias comunes (la mayor parte), desempleo, formación profesional, el fondo que garantiza los salarios (FOGASA) y accidentes de trabajo. Esta última cambia según la actividad — no cotiza igual una oficina que una obra —, y de ahí la horquilla.

Ojo con no contar dos veces: la retención de IRPF y la Seguridad Social del trabajador salen de su bruto. No son un coste añadido para ti, pero eres tú quien las descuenta de la nómina y las ingresa.

Un ejemplo con el año entero

Imagina ese sueldo de 1.400 € brutos al mes con dos pagas extra. Son 14 pagas: 19.600 € brutos al año. Si la Seguridad Social a tu cargo ronda el 32%, añade unos 6.270 €. Total: cerca de 25.900 € al año, que repartidos en doce meses son unos 2.150 € mensuales. Esa es la cifra que tiene que caber en tu margen, no los 1.400 €.

Y hay costes que no salen en ninguna nómina: las vacaciones (30 días naturales al año como mínimo, que pagas sin que se trabaje), las bajas (en una enfermedad común, del día 4 al 15 la prestación la paga la empresa), la prevención de riesgos y el tiempo que tú dedicas a formar y organizar.

El papeleo del estreno

• Inscribirte como empleador en la Seguridad Social (código de cuenta de cotización): una vez.
• Contrato conforme a convenio, alta del trabajador previa al primer día — nunca "empieza y ya firmamos".
• Nóminas mensuales y cotizaciones.
• Un modelo trimestral nuevo: el 111, para ingresar las retenciones de IRPF de la nómina, con su resumen anual (190). Se suma a tus trimestres de siempre.
• Prevención de riesgos laborales: obligatoria también con un solo empleado (hay servicios externos económicos).

En qué orden y con qué plazos

1. Localiza el convenio colectivo de tu actividad: fija el salario mínimo de cada categoría, la jornada, las pagas extra y el periodo de prueba.
2. Hacienda: con el modelo 036 comunicas que vas a pagar nóminas y a practicar retenciones.
3. Seguridad Social: te inscribes como empresario, obtienes el código de cuenta de cotización y eliges mutua para los accidentes de trabajo. Los trámites van por el Sistema RED, la vía electrónica obligatoria para las empresas.
4. Alta del trabajador: siempre antes de que empiece. Puede tramitarse hasta 60 días antes.
5. Contrato: se comunica al servicio público de empleo en los 10 días siguientes a la firma.
6. Después, la rutina: nómina y cotizaciones cada mes (las de un mes se pagan al siguiente) y el modelo 111 del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero.

Tres obligaciones que casi todos olvidan

• Registro de jornada: hay que anotar cada día la hora de entrada y de salida, también con un solo empleado y también a tiempo parcial. Los registros se guardan cuatro años.
• El 111 se presenta aunque salga a cero: con sueldos bajos puede no haber retención, pero si has pagado nóminas el modelo va igual.
• Las bonificaciones se miran antes de firmar: hay rebajas en las cotizaciones según el perfil de la persona y el tipo de contrato. Cambian a menudo y dependen de cómo se haga el alta, así que no las dejes para después.

Los errores del primer contrato

Contratar "a media jornada" trabajando completa (la inspección lo detecta y sale carísimo), saltarse el convenio del sector, o contratar a un familiar conviviente como asalariado cuando su figura era el colaborador. Y un aviso de estructura: con empleados y facturación creciendo, la pregunta de la SL se acerca.

Otro clásico es el atajo de "que se haga autónomo y me facture". Si esa persona trabaja en tu local, con tu horario, tus herramientas y tus instrucciones, es un empleado aunque emita facturas: un falso autónomo. Cuando la Inspección lo detecta, reclama las cotizaciones atrasadas con recargo, además de la sanción.

Y si tributas en módulos, cuidado: el personal asalariado es uno de los indicadores con los que se calcula tu rendimiento, y en algunas actividades contratar puede cambiar lo que pagas o incluso sacarte del régimen. Antes de firmar, repasa la comparativa entre estimación directa y módulos.

Un empleado bien contratado se paga solo si el negocio lo pedía. El papeleo, delegado, son dos horas al mes. Lo que no tiene arreglo barato es hacerlo mal desde el día uno.

Preguntas frecuentes

¿Pierdo la tarifa plana si contrato a alguien?

No. La tarifa plana se mantiene aunque tengas trabajadores a tu cargo.

¿Puedo hacer un contrato temporal para probar?

La norma general es el contrato indefinido. El temporal solo cabe por causas concretas, como un pico de trabajo o una sustitución. Para comprobar si la persona encaja está el periodo de prueba, cuya duración marca el convenio. Y si tu actividad es de temporada, la figura es el fijo-discontinuo.

¿Y contratar solo unas horas?

Sí, con un contrato a tiempo parcial. Tiene que ir por escrito, con las horas pactadas, y se cotiza en proporción. Lo que no admite es la trampa: las horas del contrato tienen que ser las que de verdad se trabajan.

¿Cambia algo en mis impuestos?

Las nóminas no llevan IVA, así que tu modelo 303 sigue igual. El sueldo y la Seguridad Social que pagas son gasto de la actividad: reducen el beneficio en tu modelo 130 y en la renta. Lo nuevo es el 111.

⚠️ Información general, no asesoramiento para tu caso concreto. La normativa cambia y su aplicación depende de tu situación: consúltala antes de decidir.

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